Your Las Vegas Convention & Trade Show Experts

Your Las Vegas Convention & Trade Show Experts

Terms & Conditions 

LicensesInsurance, etc.
Vegas Display, Inc is licensed and insured in Nevada, Clark County, and the City of Las 
Vegas. We are a registered and approved contractor with the Las Vegas Convention 
Center and LVCVA, which includes strict annual reviews and documentation approval. 
We have all required liability insurance to work at any Las Vegas exhibit hall, hotel, or 
meeting space. All our employees have Worker Identification System (WIS) photo 
identification badges.

Rental Order Terms & Conditions 

Payment: Orders must be paid in full to reserve the equipment and labor. Checks will not be accepted within 14 days of the set up. Credit Cards must have an expiration date beyond the break down date. Wire Transfer Payments accepted  fees may apply.  

Security Credit Card: A valid credit card (with an expiration date that exceeds the end 
of the event breakdown date) is required as a security deposit for all equipment, labor, 
and services. The credit card on the Rental Order Invoice will be used for security. 
Rental Term: Rental is for one event, not to exceed seven days or as stated on invoice. 
Late Orders: Orders received within 14 days of the Set Up day will be billed an 
additional 20% late fee and extra advance warehouse or direct to show site delivery and 
wait fees may apply. Orders may be refused in full or in part if deadlines are not met.  
Cancellations: There are no refunds on purchased equipment, including signs and 
graphics. Canceled orders not yet delivered to the advance warehouse and up to 14 
days prior to scheduled set-up date will receive a 50% refund. Equipment already 
delivered to the advance warehouse will receive a 25% refund. No refunds or credit for 
cancellations within 14 days of the set-up date, or thereafter. Exhibitor requesting 
equipment is to be removed after set-up will be charged a minimum $75 removal fee. 
Refund policy applies if event is canceled by show management, the event venue or 
local, state, or federal government. 
Set Up Date and Time: Displays are set up on a first come first serve based on when 
orders are received and Vegas Display production schedules.
Equipment: Published equipment sizes and descriptions are approximate. Vegas 
Display can substitute a similar item if needed. 
Set Up and Break Down: Service includes one set-up and break down labor call. Any 
additional trips to the booth or event location caused by or required by the exhibitor, 3rd 
party vendors and/or suppliers will be billed a $75 return fee plus prevailing labor rates. 
Wait Fees: Vegas Display labor is scheduled. Upon arrival to job, all 3rd Party 
service(s) must be completed (carpet, electrical, etc.) for Vegas Display to perform their 
tasks. Waiting in excess of 30 minutes will be billed to the client, charged per hour, per 
man, with a one hour minimum. 
Delivery: Vegas Display, when possible will deliver to the event’s Advance Warehouse. 
Late orders may need to go direct to the event site and additional fees may apply.  
Additional deliveries to the advance warehouse or any delivery direct to the event site 
will be charged a delivery fee. Delivery includes one hour of unload wait time. Additional  
wait time is billed at prevailing labor rates.  
Labor Rates: Per Person: $95 Straight Time /$142.50 Overtime. One hour minimum. 
(OT is before 9am and after 5pm, weekends and holidays).  
Material Handling: The exhibitor is responsible for all material handling charges by the 
General Contractor (Freeman, GES, etc.) and must have a credit card on file with the 
GC at least seven days prior to the set-up date. Material Handling is the cost to deliver equipment to and from your booth. Material handling rates vary, typically based on 
weight. Check the exhibitor manual for details and rates. 
Note: Failure to have a credit card on file with the GC may result in equipment not being 
delivered to your booth and not being set-up.
Exhibitor Responsibilities: The Exhibitor acknowledges all information on the Rental 
Order is accurate, including exhibit hall, booth number, target set up and break down 
dates and times. Changes must be made in writing at least 48 hours prior to the set-up 
time. Exhibitors are responsible for the advance order of carpet, electrical service or any 
other show service required prior to Vegas Display setting up the rental equipment or 
wait fees will apply. These items must be ordered at least 10 days prior to the set-up 
Display Design Changes: Display designs adhere to strict structural criteria. Display 
walls cannot be altered from the original agreed design unless approved by Vegas 
Display. Any onsite design changes are solely at the discretion of Vegas Display. Any 
changes will be charged additional labor fees. The exhibitor must NOT alter or move the 
display after installation, as it could collapse, cause damage to property or personal 
Rush Orders: Equipment ordered within 48 hours of the show will be billed at 2X the 
published rate. On site orders will be charges 3X published rate. Late artwork for signs 
and can be charged up to 100% of the original quoted price and extra labor fees may 
apply. A minimum $75 delivery fee and based on available labor, delivery day and time. 
Insurance: The Exhibitor is required to carry liability insurance and is responsible for 
any damage to the display equipment, product or people while the equipment is in the 
possession of the exhibitor. Vegas Display recommends exhibitor obtain event 
cancelation and disruption insurance.  
Equipment Alterations: Exhibitors may attach signs or products to the display, but the 
Exhibitor is responsible for any cleaning fees or damages to equipment resulting from 
tape residue or any other damages to the equipment. Exhibitor cannot dill, add screws, 
nails or alter the equipment in any way. Cleaning fees are billed at $95 per hour with a 
one-hour minimum. Equipment that is damaged or cannot be cleaned or repaired will be 
billed the full replacement cost.  
Onsite Resolutions: The Exhibitor authorizes Vegas Display to resolve all onsite 
issues regarding the completion and set up and breakdown of the equipment, including 
carpet, electrical service, material handling or other services which the Exhibitor failed 
to order in advance. If the Exhibitor does not have a credit card on file with the GC, 
Vegas Display has authority to use the Exhibitor’s credit card on file with Vegas Display. 
Client is responsible for all charges on the Exhibitors behalf plus a $100 service fee to 
Vegas Display. If the Exhibitor credit card is declined or refused by the GC or vendor 
and Vegas Display Vegas is delayed in completing the job, wait fees, return fees, and 
overtime charges may apply.  
Note: The Exhibitor’s failure to have a credit card on file with the GC will cost additional 
money and delay Vegas Display services. 
Exhibitor Property: Vegas Display is not responsible for any Exhibitor property before, 
during or after the event. The Exhibitor is responsible for all equipment from set up until 
break down and is responsible for any lost, stolen or damaged equipment. Exhibitor is 
required to have insurance for their property. 
Purchase Order Terms & Conditions 
– 100% prepayment with order prior to shipping. 
– No refunds or returns. All sales final. 
– Customer responsible for all shipping charges.
– Vegas Display is not responsible for lost or damaged items during shipping. 
– Order discrepancies must be made in writing within 10 days after receiving items. 
– Exchanges will be granted per Snap Panel Company warranty and Vegas Display